Genel Kurul (Kat Malikleri Toplantısı) Nasıl Yapılır? Çoğunluk ve Yeter Sayı Rehberi

Apartman ve sitelerde en kritik yönetim aracı, tüm kat maliklerinin bir araya gelerek ortak kararlar aldığı kat malikleri kurulu toplantısıdır. Halk arasında "genel kurul" olarak da anılan bu toplantı, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde yapılır ve binanın yönetimine ilişkin en önemli kararlar burada alınır. Yöneticinin seçimi, bütçenin ve aidatların belirlenmesi, ortak alanlara ilişkin tasarruflar, dış cephe yenileme veya asansör yenileme gibi büyük masraflar hep bu toplantının gündemine girer. Peki genel kurul nasıl yapılır, çağrı nasıl gönderilir, toplantı yeter sayısı kaç maliktir, ikinci toplantı neden daha kolaydır ve hangi karar için hangi çoğunluk gerekir? Bu rehberde tüm süreci adım adım, mevzuata uygun biçimde ele alıyoruz.

Kat Malikleri Kurulu (Genel Kurul) Nedir?

Kat malikleri kurulu, bir ana taşınmazdaki tüm bağımsız bölüm maliklerinden oluşan en yüksek karar organıdır. Bina veya sitenin nasıl yönetileceğine, ortak giderlerin nasıl paylaşılacağına ve ortak yerlerin nasıl kullanılacağına bu kurul karar verir. Yönetici ve denetçi de bu kurul tarafından seçilir; dolayısıyla yönetimin meşruiyeti büyük ölçüde toplantının usulüne uygun yapılmasına bağlıdır.

Kurulun aldığı kararlar, toplantıya katılmayan ve hatta karara muhalif kalan malikleri de bağlar. Bu nedenle toplantının çağrı usulüne, yeter sayılara ve karar çoğunluklarına uygun yapılması hayati önem taşır. Usule aykırı alınan kararlar, hâkim tarafından iptal edilebilir; bu da yönetimde belirsizliğe ve zaman kaybına yol açar. Kararlar yazılı olarak karar defterine geçirilir ve toplantıya katılan maliklerce imzalanır.

Olağan ve Olağanüstü Toplantı Arasındaki Fark

Kat malikleri kurulu iki şekilde toplanır: olağan ve olağanüstü. Olağan toplantı, yönetim planında belirtilen zamanda; yönetim planında bir zaman belirtilmemişse yasaya göre her takvim yılının ilk ayı içinde yapılır. Bu toplantıda genellikle geçmiş dönemin hesapları görüşülür, denetçi raporu okunur, yeni dönem bütçesi belirlenir ve gerekiyorsa yönetici ile denetçi seçilir.

Olağanüstü toplantı ise önemli ve acele bir nedenin ortaya çıkması halinde yapılır. Yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte birinin istemi üzerine olağanüstü toplantı çağrısı yapılabilir. Bu istemin, toplantı için istenen tarihten en az on beş gün önce diğer maliklere taahhütlü mektupla bildirilmesi gerekir. Örneğin yangın, su baskını, çatının çökme riski ya da yöneticinin görevini kötüye kullanması gibi durumlarda olağanüstü toplantı yoluna gidilir.

Çağrı Usulü ve 15 Günlük Süre

Toplantının geçerli olabilmesi için çağrının usulüne uygun yapılması şarttır. KMK'ya göre toplantı çağrısı, toplantı tarihinden en az on beş gün önce tüm kat maliklerine yapılmalıdır. Bu çağrı; toplantının yeri, günü, saati ve gündemini içermek zorundadır. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının da yeri, günü ve saati aynı çağrıda belirtilirse ayrıca yeni bir çağrı yapmaya gerek kalmaz.

• Çağrı, bütün kat maliklerine taahhütlü mektupla veya imza karşılığı yazılı olarak yapılmalıdır.
• Çağrıda toplantının yeri, tarihi, saati ve gündem maddeleri açıkça yer almalıdır.
• On beş günlük süre, çağrının maliklere ulaştığı tarih ile toplantı tarihi arasında bulunmalıdır.
• İkinci toplantının tarih ve saati de aynı çağrı metninde belirtilirse ikinci bir bildirime gerek kalmaz.
• Çağrıyı yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte biri yapabilir.

Çağrı usulündeki eksiklikler, alınan kararların iptaline yol açabilir. Bu nedenle çağrı mektuplarının gönderim kanıtlarının (taahhütlü mektup makbuzu veya imzalı tebliğ listesi) saklanması büyük önem taşır. Toplantıya tüm maliklerin katılması ve çağrı usulüne itiraz edilmemesi durumunda ise usul eksikliği kararı geçersiz kılmaz; çünkü çağrının amacı zaten tüm malikleri haberdar etmektir.

Toplantı Yeter Sayısı (İlk Toplantı)

Bir toplantının başlayıp geçerli karar alabilmesi için belirli bir katılım eşiğinin sağlanması gerekir; buna toplantı yeter sayısı denir. İlk toplantının yapılabilmesi için kat maliklerinin hem sayı bakımından yarıdan fazlasının hem de arsa payı bakımından yarıdan fazlasının toplantıda hazır bulunması gerekir. Yani çift çoğunluk aranır: hem kişi sayısı hem de arsa payı.

Örneğin 20 bağımsız bölümlü bir apartmanda ilk toplantının açılabilmesi için en az 11 malikin katılması ve bu maliklerin toplam arsa paylarının da yarıdan fazlasını temsil etmesi gerekir. Bu çift koşul, küçük dairesi olan çok sayıda malikin tek başına ya da büyük dairesi olan az sayıda malikin tek başına yönetimi ele geçirmesini önlemeyi amaçlar. İlk toplantıda bu yeter sayı sağlanamazsa toplantı yapılamaz ve ikinci toplantıya geçilir.

İkinci Toplantı Neden Daha Kolaydır?

Uygulamada ilk toplantıda yeter sayıya ulaşmak çoğu zaman zordur; çünkü maliklerin yarıdan fazlasını aynı anda bir araya getirmek pratikte güçtür. Bu yüzden kanun, ilk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı için bir kolaylık tanımıştır. İkinci toplantı, ilk toplantıdan en erç yedi gün sonraya bırakılamayacak şekilde değil; tersine, ilk toplantıdan sonra yapılır ve katılan malik sayısı ne olursa olsun toplantı geçerli sayılır.

İkinci toplantıda artık "yarıdan fazla katılım" şartı aranmaz; toplantı, katılanlarla yapılır ve kararlar katılanların oy çoğunluğuyla alınır. Ancak burada çok önemli bir uyarı vardır: ikinci toplantının bu kolaylığı yalnızca olağan çoğunlukla alınabilen kararlar için geçerlidir. KMK'da ağırlaştırılmış çoğunluk veya oybirliği aranan konularda (örneğin tüm kat maliklerinin rızasını gerektiren konularda) ikinci toplantı bu eşikleri düşürmez; o nitelikli sayılar her durumda korunur.

• İlk toplantıda sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazla katılım gerekir.
• Bu sağlanamazsa ikinci toplantı, ilk toplantının çağrısında belirtilen gün ve saatte yapılır.
• İkinci toplantıda katılan malik sayısına bakılmaksızın toplantı açılır.
• İkinci toplantı kolaylığı yalnızca basit (olağan) çoğunlukla alınan kararlar içindir.
• Nitelikli çoğunluk veya oybirliği gerektiren konularda eşik korunur.

Karar Çoğunlukları: Hangi Karar İçin Ne Gerekir?

Genel kurulda her karar aynı çoğunlukla alınmaz. Çoğunluk nedir sorusunun cevabı, konunun niteliğine göre değişir. Olağan işler için katılanların oy çoğunluğu yeterliyken, maliklerin haklarını derinden etkileyen veya ortak yapıda kalıcı değişiklik yaratan kararlar için daha yüksek (nitelikli) çoğunluklar ya da oybirliği aranır. Aşağıda temel çoğunluk türlerini özetliyoruz.

• Olağan kararlar (yönetici seçimi, işletme projesi, rutin giderler): toplantıda hazır bulunanların sayı ve arsa payı çoğunluğu ile alınır.
• Yönetim planının değiştirilmesi: bütün kat maliklerinin beşte dördünün (4/5) oyu gerekir.
• Ana gayrimenkulün bütününe ilişkin sigorta, ortak yer ekleme gibi bazı kararlar: kanunda öngörülen özel çoğunluklarla alınır.
• Anataşınmazın dış görünüşünü değiştirecek veya tüm maliklerin yararına olan ortak alan tahsisi gibi konular: kanunda belirtilen nitelikli çoğunluk veya oybirliği gerektirebilir.
• Kat maliklerinden birinin mülkiyet hakkını esaslı şekilde kısıtlayan kararlar: ilgili malikin rızası olmadan alınamaz.

Görüldüğü üzere yönetim planında değişiklik gibi temel düzenleyici kararlar için tüm kat maliklerinin beşte dördü (4/5) gibi yüksek bir eşik aranır; bu eşik ikinci toplantıda düşmez. Bir konu için hangi çoğunluğun gerektiğinden emin olmadığınızda, kararı oylamaya koymadan önce o konuya ilişkin yasal düzenlemeyi netleştirmek, sonradan iptal davasıyla uğraşmamak için en sağlıklı yoldur.

Vekâletle Katılım ve Oy Kullanma

Her kat maliki toplantıya bizzat katılabileceği gibi, bir vekil aracılığıyla da temsil edilebilir. Vekâletle toplantıya katılma uygulamada sık başvurulan bir yöntemdir; özellikle şehir dışında oturan veya işi nedeniyle gelemeyen malikler için pratik bir çözümdür. Vekâletin yazılı olması ve temsil yetkisini açıkça göstermesi gerekir.

Bir kişinin birden fazla maliki temsil etmesi mümkündür; ancak burada önemli bir denge kuralı vardır. KMK, bir kişinin oy sayısının toplam oyların üçte birinden fazlasına ulaşmasını sınırlar. Bu kural, çok sayıda vekâlet toplayan bir kişinin toplantıyı tek başına yönlendirmesini engellemeyi amaçlar. Bir kat malikinin birden çok bağımsız bölümü varsa, her bağımsız bölüm için ayrı oy hakkı bulunur; ancak yine de bu üçte birlik üst sınır gözetilir.

Gündem Dışına Çıkılmaması ve Tutanak Düzeni

Toplantıda yalnızca çağrı metninde duyurulan gündem maddeleri görüşülüp karara bağlanabilir. Gündemde yer almayan bir konunun toplantıda aniden gündeme getirilip oylanması, o kararın iptal edilebilirliğini doğurur. Çünkü gündeme yazılmayan bir konuda toplantıya katılmamayı tercih etmiş malikler, o konuda iradelerini kullanamamış olur. Bu nedenle görüşülmesi istenen tüm konuların çağrı aşamasında gündeme açıkça yazılması gerekir.

Toplantı sonunda alınan kararlar tarih sırasıyla karar defterine yazılır ve hazır bulunan maliklerce imzalanır. Karara aykırı oy kullananlar gerekçelerini belirterek imzalayabilir. Düzenli tutulan bir karar defteri, ileride çıkabilecek anlaşmazlıklarda ve özellikle aidat alacaklarının tahsilinde önemli bir dayanak oluşturur. Toplantı tutanağında ayrıca yeter sayının sağlandığı, kaç malikin katıldığı ve her kararın hangi çoğunlukla alındığı net biçimde belirtilmelidir.

Pratik Öneriler ve Sık Yapılan Hatalar

Sorunsuz bir genel kurul için sürecin baştan iyi planlanması gerekir. Aşağıdaki pratik öneriler, hem toplantının geçerliliğini güvence altına alır hem de sonradan doğabilecek itirazların önüne geçer.

• Çağrıları on beş günlük süreye uyacak şekilde, gönderim kanıtı bırakacak biçimde gönderin.
• İlk ve ikinci toplantının yer, gün ve saatini aynı çağrıda belirtin; böylece ikinci kez çağrı yapmak zorunda kalmazsınız.
• Gündem maddelerini ayrıntılı ve anlaşılır yazın; "diğer konular" gibi belirsiz başlıklarda önemli kararlar almayın.
• Yeter sayıyı ve arsa paylarını gösteren bir hazirun (katılım) listesi hazırlayın.
• Vekâletnameleri toplantı başında kontrol edin ve bir kişinin üçte birlik oy sınırını aşmadığından emin olun.
• Kararları toplantı sırasında karar defterine yazıp imzalatın; sonraya bırakmayın.
• Nitelikli çoğunluk gereken konuları, basit çoğunlukla almaya kalkışmayın.

Burada anlatılanlar 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde genel bilgilendirme niteliğindedir. Her binanın yönetim planı, yasaya aykırı olmamak kaydıyla bazı konularda özel kurallar getirebilir; bu nedenle toplantı öncesinde kendi yönetim planınızı mutlaka inceleyin. Çoğunluk eşikleri, çağrı süreleri ve gündem disiplini konularında titiz davranmak, alınan kararların hem hukuken sağlam hem de uygulamada huzurlu olmasını sağlar.

En Ucuz Site Yönetimi ile aidat takibini, şeffaf kasayı ve otomatik borç hatırlatmayı dakikalar içinde kurabilir, kağıt deftere ve hesap tablolarına veda edebilirsiniz.