Apartman ve sitelerde her ay ödediğiniz aidatın aslında bir dayanağı vardır: işletme projesi. İşletme projesi, bir yapının yıllık tahmini gelir ve giderlerini gösteren, her bağımsız bölümün ne kadar gider avansı ödeyeceğini belirleyen bir bütçe planıdır. Çoğu kat maliki aidatın nasıl hesaplandığını merak eder ama işletme projesinin hukuki niteliğini, nasıl kesinleştiğini ve itiraz haklarını bilmez. Bu rehberde işletme projesi nedir, nasıl hazırlanır, 7 günlük itiraz süreci nasıl işler, gider avansı ile demirbaş ve yedek akçe kavramları ne anlama gelir; hepsini 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde, anlaşılır biçimde ele alıyoruz.

İşletme Projesi Nedir?

İşletme projesi, bir apartman veya sitenin belirli bir dönem (genellikle bir yıl) için tahmini gelir ve giderlerini ortaya koyan, her kat malikinin ödeyeceği gider avansı tutarını gösteren bir tür bütçe ve planlama belgesidir. KMK'nın 37. maddesi, kat malikleri kurulunca kabul edilmiş bir işletme projesi yoksa yöneticinin gecikmeksizin bir işletme projesi yapmasını öngörür. Yani her yapının ya kat malikleri kurulunca onaylanmış bir bütçesi ya da yönetici tarafından hazırlanmış bir işletme projesi bulunmalıdır.

Bu belgenin en önemli özelliği, sadece bir tahmin tablosu olmaktan öte hukuki sonuçlar doğurmasıdır. Kesinleşmiş bir işletme projesi, ödenmeyen aidatların tahsili için icra takibine doğrudan dayanak oluşturur. Bu nedenle işletme projesinin doğru, dengeli ve usulüne uygun hazırlanması büyük önem taşır.

İşletme Projesinde Neler Bulunur?

KMK'ya göre işletme projesi temel olarak üç ana unsuru içerir. Bunlar yapının yıllık tahmini gelirleri, tahmini giderleri ve her kat malikinin ödeyeceği avans tutarıdır. İyi hazırlanmış bir apartman bütçesi kalemleri olabildiğince ayrıntılı gösterir.

Yapının bir yıllık tahmini giderlerinin tutarı (temizlik, asansör bakımı, elektrik, su, kapıcı/yönetici ücretleri, sigorta, bahçe bakımı vb.)
Tahmini giderler ile geçen yıldan devreden borç ve alacakların dikkate alınmasıyla oluşan toplam ihtiyaç
Her kat malikinin KMK ve yönetim planına göre ödeyeceği tahmini gider avansı tutarı
Beklenmedik giderler ve gelecekteki bakım-onarımlar için ayrılacak yedek akçe payı
Varsa ortak alan gelirleri (kira, reklam panosu, baz istasyonu geliri gibi) ve bunların gidere mahsubu

Giderlerin kat malikleri arasında nasıl paylaştırılacağı KMK'nın 20. maddesine ve varsa yönetim planındaki özel hükümlere göre belirlenir. Kural olarak kapıcı, kaloriferci, bahçıvan, bekçi giderleri ve ortak yerlerin bakım-koruma giderlerine kat malikleri eşit olarak; bazı giderlere ise arsa payı oranında katılır. Yönetim planında farklı bir paylaşım esası varsa ona uyulur.

İşletme Projesi Nasıl Hazırlanır?

İşletme projesi iki yolla oluşur. Birincisi, kat malikleri kurulunun genel kurul toplantısında bir bütçe kabul etmesidir; bu durumda kurulca onaylanan bütçe işletme projesi yerine geçer. İkincisi, kabul edilmiş bir bütçe yoksa yöneticinin bizzat bir işletme projesi hazırlamasıdır. Pratikte sağlıklı bir işletme projesi nasıl hazırlanır sorusunun yanıtı şu adımlardan geçer.

Geçmiş yılın gerçekleşen gelir-gider verilerini ve devreden bakiyeyi inceleyin
Sabit giderleri (personel, sözleşmeli bakım, sigorta) ve değişken giderleri (enerji, su, tüketim) ayrı ayrı tahmin edin
Enflasyon ve fiyat artışlarını dikkate alarak gerçekçi bir kabarık pay bırakın
Beklenmedik durumlar ve büyük onarımlar için yedek akçe kalemini ekleyin
Toplam ihtiyacı yönetim planındaki paylaşım esasına göre bağımsız bölümlere dağıtın
Aylık gider avansı tutarını ve ödeme takvimini netleştirin

Hazırlanan proje, kat malikleri kurulunda görüşülerek kabul edilebilir. Yönetici tarafından hazırlanan işletme projesinde ise belge, kat maliklerine usulüne uygun şekilde (imza karşılığı veya taahhütlü mektupla) tebliğ edilir. Tebligat, itiraz süresinin başlaması açısından kritik bir aşamadır.

7 Günlük İtiraz Süreci ve Kesinleşme

Yönetici tarafından hazırlanan işletme projesi, kat maliklerine imza karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak 7 gün içinde işletme projesine itiraz edilebilir. Bu itiraz kat malikleri kuruluna yapılır ve kurul, projeyi inceleyerek karara bağlar. Süresi içinde itiraz edilmez ya da yapılan itiraz kurulca yerinde görülmezse işletme projesi kesinleşir.

Kesinleşmenin hukuki sonucu büyüktür: Kesinleşen işletme projesi veya kat malikleri kurulunun gider paylaşımına ilişkin kesinleşmiş kararı, İcra ve İflas Kanunu'nun 68. maddesindeki belgelerden sayılır. Bu, yöneticinin ödenmeyen aidatlar için doğrudan icra takibi başlatabilmesi ve borçlunun itirazını kolayca aşabilmesi anlamına gelir. Bu yönüyle işletme projesi, yönetimin elindeki en güçlü tahsilat araçlarından biridir.

İtiraz süresini kaçıran kat maliki açısından bu durum, projenin kendisine karşı icra dayanağı haline gelmesi demektir. Bu nedenle tebligatı alan her kat malikinin projeyi dikkatle incelemesi ve gerekiyorsa 7 günlük süre içinde yazılı itirazını yapması önerilir. İtiraz, gider avansının haksız hesaplandığını düşünen malik için en sağlıklı korunma yoludur.

Gider Avansı ve Avans Toplama

Gider avansı, kat maliklerinin ortak giderleri ve gelecekte doğacak giderleri karşılamak üzere peşin olarak ödedikleri tutardır; günlük dilde buna çoğunlukla aidat denir. KMK'nın 20. maddesi kat maliklerini, ortak giderlere ve avansa katılmakla yükümlü kılar. İşletme projesinde belirlenen tahmini avans, genellikle aylık taksitlere bölünerek toplanır.

Gider avansını zamanında ödemeyen kat maliki için KMK önemli bir yaptırım öngörür. Geciken ödemeler için kat maliki, gecikme süresi boyunca aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı ödemekle yükümlüdür. Bu oran kanuni bir tavandır ve yönetim planında daha yüksek bir oran kararlaştırılamaz. Ayrıca ortak gider borcundan dolayı kat malikiyle birlikte, o bağımsız bölümü kiralayan veya başka surette devralan kişiler de müteselsilen sorumlu olabilir.

Avans tutarı işletme projesindeki tahmine göre belirlenir; yıl sonunda gerçekleşen giderlere göre mahsuplaşılır
Eksik kalan avans tamamlatılır, fazla toplanan kısım ise bir sonraki döneme devredilir veya iade edilir
Geciken ödemelere aylık yüzde beş gecikme tazminatı uygulanabilir
Kesinleşmiş işletme projesi, ödenmeyen avansın icra yoluyla tahsilinde dayanak oluşturur

Apartman Demirbaşı ve Demirbaş Envanteri

Apartman demirbaşı, yapının ortak kullanımına ait, kalıcı nitelikteki taşınır ve sabit varlıkları ifade eder. Çöp konteyneri, bahçe ekipmanları, hidrofor, jeneratör, yangın tüpleri, kamera ve güvenlik sistemleri, bahçe mobilyaları, temizlik makineleri, asansör kabini ekipmanları gibi unsurlar bu kapsamda değerlendirilir. Demirbaşlar yönetimin değil, kat maliklerinin ortak malıdır.

Sağlıklı bir yönetim için demirbaş envanteri tutmak çok önemlidir. Envanter, hangi demirbaşın ne zaman alındığını, değerini, durumunu ve nerede bulunduğunu gösteren bir kayıt listesidir. Yönetici değişikliklerinde devir-teslim bu liste üzerinden yapılır ve olası kayıp veya yıpranma kolayca tespit edilir.

Her demirbaş için alım tarihi, adedi, tahmini değeri ve bulunduğu yer kaydedilir
Yıl sonu ve yönetici devir tesliminde envanter fiziki sayımla doğrulanır
Kullanılamaz hale gelen demirbaşların düşümü kat malikleri kuruluna bildirilir
Demirbaş alımları işletme projesindeki ilgili gider kalemiyle ilişkilendirilir

Yedek Akçe Nedir ve Neden Gereklidir?

Yedek akçe, yapının beklenmedik veya büyük tutarlı giderlerini (asansör arızası, çatı onarımı, dış cephe bakımı gibi) karşılayabilmek için önceden biriktirilen ortak fondur. KMK'nın 20. maddesi, kat maliklerinin ana gayrimenkulün genel giderlerine katılma yükümlülüğü yanında, gelecekteki giderler için avans toplanmasına da olanak tanır. İşletme projesine yedek akçe kalemi eklenerek bu fon sistemli biçimde oluşturulabilir.

Yedek akçe, ani çıkan büyük masraflarda kat maliklerinden bir kerede yüksek tutar istenmesini önler ve yönetimin nakit dengesini korur. Bu fonun ayrı bir hesapta tutulması, sadece kurul kararıyla amacına uygun harcanması ve gelir-gider tablosunda şeffaf biçimde gösterilmesi iyi yönetim ilkesidir. Toplanan yedek akçe, kat malikinin kişisel parası değil, bağımsız bölümle birlikte yapıya bağlı ortak bir değerdir; bağımsız bölüm satıldığında kural olarak biriken pay yapıda kalır.

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar ve Pratik Öneriler

İşletme projesi hem yönetim hem de kat malikleri açısından sorumluluk doğuran bir belgedir. Sürecin sağlıklı yürümesi için tarafların bazı temel noktalara dikkat etmesi gerekir.

Yönetici, işletme projesini gerçekçi rakamlarla hazırlamalı ve usulüne uygun tebliğ etmelidir
Tebligatın imza karşılığı veya taahhütlü mektupla yapılması, ileride doğacak uyuşmazlıklarda ispat kolaylığı sağlar
Kat malikleri tebligattan sonraki 7 günlük itiraz süresini takip etmeli, itirazlarını yazılı yapmalıdır
Gelir-gider, demirbaş ve yedek akçe kayıtları şeffaf tutulmalı, kat maliklerinin denetimine açık olmalıdır
Yıl sonunda gerçekleşen giderlerle tahmini bütçe karşılaştırılıp kesin hesap yapılmalıdır
Gecikme tazminatı gibi yaptırımlar uygulanırken kanuni tavan (aylık yüzde beş) aşılmamalıdır

Özetle işletme projesi; aidatın dayanağını, tahsilatın hukuki gücünü ve yapının mali planlamasını bir araya getiren temel belgedir. Gider avansı, demirbaş envanteri ve yedek akçe ise bu planlamanın tamamlayıcı parçalarıdır. Bu kavramları doğru kuran bir yönetim, hem mali açıdan güçlü hem de uyuşmazlıklara karşı daha korunaklı olur. Buradaki bilgiler genel bilgilendirme amaçlıdır; somut uyuşmazlıklarda yönetim planınız ve güncel mevzuat çerçevesinde değerlendirme yapılması yerinde olacaktır.

En Ucuz Site Yönetimi ile aidat takibini, şeffaf kasayı ve otomatik borç hatırlatmayı dakikalar içinde kurabilir, kağıt deftere ve hesap tablolarına veda edebilirsiniz.

İşletme Projesi ve Demirbaş Nedir? Apartman Bütçesi ve Gider Avansı Rehberi